دفتر برنامه ریزی چیست و چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد

دفتر برنامه ریزی یکی از ابزارهایی است که برای موفقیت در کنکور و رسیدن به اهداف شخصی باید استفاده شود. اولین و مهم‌ترین قدم برای موفق شدن برنامه ریزی درست و اصولی است. وقتی برای رسیدن به اهداف کوچک و بزرگ برنامه ریزی می‌کنید، در واقع مسیر رسیدن به آنها را مشخص می‌کنید و وقتی مسیر کاملا مشخص باشد، پس رسیدن به مقصد هم ساده‌تر شده و زمان کمتری می‌گیرد. دفتر برنامه ریزی به شما کمک می‌کند که این مسیر را به درستی مشخص کرده و بتوانید خودتان و وضعیت رسیدن به اهداف‌تان را به خوبی کنترل کنید. با این میکرومقاله از سبکتو همراه باشید تا ببینیم دفتر برنامه ریزی دقیقا چیست و چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد.

دفتر برنامه ریزی چیست؟

این دفتر در واقع به معنای مشخص کردن طرح و نقشه مسیر شما برای رسیدن به اهدافتان است. برنامه ریزی کارکرد اساسی مدیریت است که شامل تصمیم‌گیری از قبل است، اینکه چه کاری باید انجام شود، چه زمانی باید انجام شود، نحوه انجام کار و این که چه کسی قصد انجام آن را دارد. این کار یک فرآیند فکری است که اهداف یک فرد یا سازمان را مشخص می‌کند. در واقع برنامه ریزی نحوه دستیابی به یک هدف خاص است. برنامه ریزی یعنی قبل از هر کار فکر کنید. این فکر کردن باعث می‌شود با یک دید منطقی به آینده و شرایط مختلف، در مورد انجام هر کار تصمیم درست و منطقی بگیرید. این کار در نهایت به موفقیت ختم می‌شود.

دفتر برنامه ریزی هر فرد با توجه به ویژگی‌های روانشناختی و سبک زندگی او تعیین می‌شود. هر فرد با توجه به روحیات و خلق و خوی خاص خود کارهای روزانه و بلندمدت خود را دسته‌بندی و مرتب می‌کند. داشتن این دفتر به شما کمک می‌کند که کارهای روزمره باعث فراموش شدن اهداف بلند شما نشوند و در کنار آن‌ها بتوانید اهداف بزرگ‌تری را دنبال کنید.
امروزه نمونه‌های مختلف دفتر برنامه ریزی کاغذی و الکترونیکی وجود دارد. تحقیقات زیادی وجود دارد که نشان می‌دهند در واقع نوشتن لیست کارها و برنامه روزانه شما به جای نوشتن آن روی لپ تاپ یا موبایل باعث می‌شود بیشتر درگیر کار مورد نظر باشید.

مهم‌ترین ویژگی‌های دفتر برنامه ریزی

چگونه یک دفتر و قلم ساده می‌تواند انقلابی در سطح بهره‌وری شخصی شما ایجاد کند؟ نکات مختلفی برای تبدیل یک دفتر ساده به یک دفتر برنامه ریزی بسیار مفید وجود دارد.

تعیین اهداف بزرگ و کوچک

اولین و مهم‌ترین ویژگی برنامه ریزی تعیین اهداف شماست. این اهداف به دو دسته بلند مدت و کوتاه مدت تقسیم می‌شوند. اهداف بلندمدت به صرف وقت و انرژی بیشتری نیاز دارند و برای انجام آن‌ها باید کارهای مختلفی صورت گیرد. برخی اهداف هم به صورت روزانه و کوتاه مدت هستند. تمام فعالیت‌ها و اهداف روزانه، ماهیانه و سالیانه خود را مشخص کنید.

زمان‌بندی کارها

مرحله بعد برای ایجاد یک دفتر برنامه ریزی مناسب زمان‌بندی است. این مرحله برای هر فرد متفاوت است و با توجه به ساعت کاری و مشغله‌های فرد تعیین می‌شود. این که چند ساعت در روز به استراحت نیاز دارید، چه میزان ورزش می‌کنید، برای انجام هر کدام از فعالیت‌های خود به چه میزان زمان نیاز دارید. با نگاهی به اهداف تعیین شده در مرحله قبل برای انجام کارهای خود زمان تعیین کنید. دفتر خود را به بخش‌های مختلف روزانه، هفتگی، ماهانه و سالیانه تقسیم کنید. این کار به شما کمک می‌کند برای تمام لحظات خود برنامه‌ای مناسب داشته باشید و هیچ زمان هدر رفته‌ای نداشته باشید.

اولویت‌بندی اهداف

گاهی اوقات برای تمام کارهای خود برنامه ریزی می‌کنید اما در پایان متوجه می‌شوید وقت شما با کارهای کوچک‌تر هدر رفته و نتوانسته‌اید به اهداف مهم‌تر خود برسید. بهتر است با اولویت بندی کارهای خود برای اهداف مهم‌تر وقت و انرژی بیشتری صرف کنید و در صورت خالی ماندن وقت به کارهای کم اهمیت‌تر بپردازید.

جملات تاثیرگذار

دفتر برنامه ریزی کاملا شخصی است و هر کس براساس اهداف و نیازهای خود تهیه می‌کند. این که بعضی از کارهای و فعالیت‌ها یا بعضی روزها برای شما خاطره‌انگیز و مهم است، می‌تواند برای ایجاد انگیزه در شما بسیار تاثیرگذار باشد. می‌توانید با توجه به تجربیات خوب یا بد گذشته که در تاریخ خاصی برایتان رقم خورده جملات انگیزشی یادداشت کنید تا با هر بار مرور آن‌ها انرژی مضاعفی دریافت کنید.

کتاب خواندن

در لیست برنامه‌های خود حتما برای خواندن کتاب‌های مفید وقت بگذارید. برنامه ریزی برای خواندن کتاب باعث می‌شود شما تمام کتاب‌های مورد علاقه خود را در زمان تعیین شده مطالعه کنید. امروزه وجود اپلیکیشن‌های کتاب‌خوان یا سایت‌های مختلف باعث شده تا همه بهانه‌ها برای نداشتن وقت آزاد از بین برود. اگر هر روز برای رسیدن به محل کار رانندگی می‌کنید، می‌توانید هر روز یک میکروکتاب صوتی گوش کنید تا هم سرگرم شوید و هم دانش‌تان را افزایش دهید.

ارزیابی دفتر برنامه ریزی

نکته‌ای مهم که در تهیه دفتر برنامه ریزی وجود دارد ارزیابی کارهای نوشته شده و انجام شده است. شما می‌توانید زمان خاصی را برای این کار اختصاص دهید و در پایان هفته یا ماه به بررسی جنبه‌های مثبت و منفی برنامه خود بپردازید. اگر اولین بار است که برای اهداف و کارهای خود زمان‌بندی می‌کنید ممکن است نتوانید تمام کارهای نوشته شده را انجام دهید، نگران نباشید با گذشت زمانی اندک و بررسی دلایل پیش نرفتن برنامه، می‌توانید به ضعف‌ها و کاستی‌های برنامه دست پیدا کنید و برای روزها، هفته‌ها و ماه‌های بعد جبران کنید.