تکنیک پومودورو چیست؟

تکنیک پومودورو براساس آستانه تمرکز انسان‌ها ایجاد شده و مخترع آن فردی ایتالیایی به نام فرانچسکو چیریلو است. او نام این تکنیک را از یک سس گوجه فرنگی سنتی ایتالیایی برداشته که تولید آن ۲۵ دقیقه زمان می‌برد. این روش می‌گوید وقتی می‌خواهید کاری را شروع کنید یک تایمر کنار خود داشته باشید و آن را روی ۲۵ دقیقه تنظیم کنید. سپس تایمر را فعال کنید و به طور کامل روی کار تمرکز کنید و نگذارید که هیچ چیز حواستان را پرت کند و اگر به موردی برخوردید که ذهن‌تان را خارج از کاری که می‌کنید درگیر کرد، آن را جایی یادداشت کنید تا بعدا به آن رسیدگی کنید. وقتی ۲۵ دقیقه کارتان تمام شد باید ۵ دقیقه استراحت کنید. در زمان استراحت می‌توانید سراغ موبایل‌تان بروید و چرخی در شبکه‌های اجتماعی بزنید یا به آن یادداشتی که فکرتان را درگیر کرده بپردازید. بعد ۵ دقیقه دوباره باید به مدت ۲۵ دقیقه با تمرکز کامل به کار بپردازید.

هر ۲۵ دقیقه کار یک پومودورو نامیده می‌شود و هروقت ۴ تا پومودورو را به طور کامل انجام دادید می‌توانید به مدل ۱۵ یا ۲۰ دقیقه استراحت کنید و به کارهایی که حال‌تان را خوب می‌کند بپردازید. یک فنجان چای چطور است؟

تکنیک پومودورو در یک نگاه

پس اگر بخواهیم به طور خلاصه مراحل تکنیک پومودورو را بگوییم باید این مراحل را طی کنید:

۱. کاری که می‌خواهید انجام دهید را مشخص کنید. می‌خواهید درس بخوانید؟ روی یک پروژه کاری کار کنید؟ یا…

۲. تایمر را روی ۲۵ دقیقه تنظیم کنید و در این مدت با تمرکز کامل کارتان را انجام دهید.

۳. اگر فکری موجب حواس‌پرتی شما می‌شود آن را یادداشت کنید تا بعدا به آن رسیدگی کنید.

۴. پس از انجام هر پومودورو ۵ دقیقه استراحت کنید.

۵. در صورتی که این چرخه انجام تکنیک پومودورو و ۵ دقیقه استراحت را ۴ بار انجام دادید می‌توانید به مدت ۱۵ دقیقه استراحت کنید.

پومودورو در سبک زندگی

این تکنیک بیش از آنچه که تصور کنید می‌تواند با سبک زندگی ما عجین شود. مثلا خود من در فرایند تولید یک میکروکتاب از این روش استفاده کردم. همه لوازم لازم و کتاب را جلوی خودم می‌گذارم و با شروع تایمر ۲۵ دقیقه‌ای با تمرکز کامل شروع به چکیده کردن کتاب می‌کنم و در زمان‌های ۵ دقیقه‌ای معمولا بلند می‌شوم و یک لیوان آب می‌خورم یا واتس‌اپ را چک می‌کنم و دوباره برای ۲۵ دقیقه روی کارم متمرکز می‌شوم. در زمان‌های استراحت بلندمدت یا همان ۱۵ دقیقه‌ای هم بیرون می‌روم و قدم می‌زنم تا هم ذهنم باز شود هم که یکجا نشینی و بی‌تحرکی به سلامتی‌ام ضربه نزند.

در چه مواردی می‌توان از تکنیک پومودورو استفاده کرد؟

از تکنیک پومودورو می‌توانید در همه زمینه‌ها استفاده کنید. افراد بسیاری را می‌شناسم که برای خودشان گوجه‌های صبحگاهی، عصرگاهی و شبانگاهی تعریف کرده‌اند. مثلا می‌گویند که صبح باید ۲ گوجه ورزش کنم! شب باید یک گوجه کتاب بخوانم! عصر ۲ گوجه باید با همسر و فرزندانم وقت بگذرانم یا حتی ۲ گوجه باید به بازی مورد علاقه‌ام یعنی FIFA20 بپردازم.

شما هم می‌توانید گوجه یا همان پومودور‌های خود را در طول روز مشخص کنید. باید چه کارهایی انجام دهید؟ برای کنکور درس می‌خوانید، چند گوجه در روز باید درس بخوانید؟ روی توسعه فردی خود کار می‌کنید، چند گوجه در روز باید کتاب بخوانید؟ عاشق بازی کامپیوتری هستید، حداکثر چند گوجه باید بازی کنید که به کار و زندگی خود لطمه نزنید؟ بنشینید و این موارد را برای تکنیک پومودورو مشخص کنید و سبک زندگی خود را با آن هماهنگ کنید.

استفاده پیشرفته

این تکنیک همان‌طور که متوجه شدید بسیار ساده است و می‌توانید از تایمر گوشی هم استفاده کنید، همچنین می‌توانید برای بیشترین استفاده از آن برنامه‌های روزانه خودتان را با آن هماهنگ کنید. طبق بررسی‌های من، نرم‌افزار Focus To-Do برنامه مناسبی است که هم برای اندروید و آیفون اپلیکیشن دارد و هم برای ویندوز و مک که در هر زمانی به تکنیک پومودورو در کنار مدیریت کارهای‌تان دسترسی داشته باشید. از طرفی حقیقت این است که زمان‌مان هم محدود است و نمی‌توانیم به همه کارها در یک روز برسیم و باید در انتخاب کارهای روزانه دقت به خرج بدهیم. در این زمینه پیشنهاد می‌کنم حتما میکروکتاب‌های آن یک چیز! از گری کلر و کار عمیق و درست حسابی از کارل نیوپورت را بخوانید یا بشنوید.

میکرومقاله تکنیک پومودورو چیست و چطور در مدیرت کارها از آن استفاده کنیم در سبکتو منتشر شد.

اهداف خود را یادداشت کنید

ابتدا فکر کنید که از زندگی خود چه انتظاراتی دارید و به چه چیزهایی می‌خواهید برسید. هر چیزی که دوست دارید در زندگی امروز و آینده‌تان داشته باشید را بنویسید. این کار می‌تواند تکلیف شما را مشخص کند. نوشتن اهداف یکی از مهمترین کارهایی است که شما را در مسیر موفقیت قرار می‌دهد.
ابتدا سعی کنید با تنظیم برنامه‌ای مشخص و قابل دسترس اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت خود را در لیست‌های متفاوتی قرار دهید و زمان و نحوه رسیدن به آنها را هم مشخص کنید. حالا نوعی راهنمای هدف گذاری دارید. از این طریق قدرت فکر کردن در مورد آینده ایده‌آل برای شما فراهم می‌شود.

دسته‌بندی اهداف

همانطور که می‌دانیم برخی از اهداف بلندمدت و برخی دیگر کوتاه‌مدت هستند. نکته مهم این است که زمان رسیدن به اهداف‌تان را کاملا واقع‌بینانه در نظر بگیرید. بنابراین داشتن انتظارات بیهوده را رها کنید و زمان مناسبی که فکر می‌کنید می‌توانید به اهداف خود برسید را در نظر بگیرید. مثلا اگر مبتدی هستید، دریافت مدرک زبان یک هدف ۲ماهه نیست، هر هدف را با جزییات کارهایی که باید برای آن انجام دهید در ذهن‌تان مرور کنید و بعد تخمین بزنید که همه آنها چقدر زمان می‌برند. یادتان باشد که هر هدف را باید در زمانی که برای آن مشخص کرده‌اید به دست بیاورید، پس اگر از زمان‌های غیرواقعی استفاده کنید در نهایت نه تنها یک راهنمای هدف گذاری ندارید، بلکه ناامیدی هم به سراغ‌تان خواهد آمد.

اهداف بلندمدت را تجزیه کنید

سعی کنید اهداف بزرگ خود را به اهداف کوچک‌تر تجزیه کنید. این کار سرعت رسیدن شما به موفقیت را بیشتر خواهد کرد. به تدریج زمان رسیدن به اهداف خود را در برنامه‌های کوتاه‌مدت خلاصه کنید. در ابتدا برنامه بلندمدت خود را تهیه کنید و در کنار این برنامه راهنمای هدف گذاری، اهداف کوچک‌تر خود را هم قرار دهید تا هم راستای هم به آن‌ها برسید.
آنقدر این اهداف را تجزیه و کوچک کنید تا در نهایت به اهداف روزانه برسید. سعی کنید زمان رسیدن به برنامه‌ها را به تدریج کم کنید تا خود را در مرحله عمل و سرعت قرار دهید با این کار سریعتر به موفقیت می‌رسید.
اگر برایتان سخت است یا فکر می‌کنید به خوبی از عهده آن بر نمی‌آیید، میکروکتاب اهداف از برایان تریسی را بخوانید یا به نسخه صوتی آن گوش دهید. این میکروکتاب کمک زیادی در راستای تعیین اهداف به شما می‌کند.

به راهنمای هدف گذاری خودتان پایبند باشید

سعی کنید به خود و راهنمای هدف گذاری که تهیه کرده‌اید، پایبند باشید. این امر سبب می‌شود تا بتوانید خود را مجبور به پذیرش برخی از موفقیت‌ها کنید. افراد بسیاری نمی‌توانند به اهدافی که در نظر دارند برسند. از این رو به طور کلی از اهداف خود صرفنظر می‌کنند.
برای اینکه بتوانید رضایت بیشتری از اهداف خود داشته باشید و از این طریق موفقیت در زندگی خود را بیش از پیش مشاهده کنید باید دارای اراده راسخ باشید و به برنامه مورد نظر برای رسیدن به اهداف خود پایبند باشید.

اهداف هوشمند خود را مشخص کنید

اهداف هوشمند، به اهدافی گفته می‌شود که قدرتمندتر از اهداف دیگر هستند و رسیدن به آنها زمینه‌های موفقیت را برای آینده شما بیش از پیش روشن می‌کند. به بیانی دیگر اهداف باید اسمارت باشند، به این معنی که خاص، معنادار، قابل‌دستیابی، مناسب و محدود به زمان باشند. برای رسیدن به این نوع از اهداف میکرومقاله چطور هدف و آرزو بسازیم و آنها را دست یافتنی کنیم را بخوانید.

نکاتی کلیدی در مورد راهنمای هدف گذاری

با استفاده از نکات زیر می‌توانید در زمان کمی به رضایت از زندگی برسید و از این طریق موفقیت خود را در آینده تضمین کنید.
– هدف خود را در راستای مثبت قرار دهید. هر هدفی نمی‌تواند به شما در رسیدن به رضایت مورد نظرتان کمک کند.
– در راستای رسیدن به اهداف‌تان دقت کنید. به طور دقیق در راهنمای هدف گذاری که برای خود ترتیب دیده‌اید، زمان، تاریخ و مراحل رسیدن به اهداف خود را ذکر کنید.
– اولویت‌های خود را در ابتدای لیست قرار دهید. در این صورت توجه شما به مهمترین اهداف جلب خواهد شد و تلاش بیشتری برای رسیدن به آنها خواهید کرد.
– اگر سرعت شما در رسیدن به هدف اول زیاد باشد، اهداف سخت‌تری جایگزین آن کنید.
– سعی کنید تا حد امکان اهداف واقع‌بینانه‌ای داشته باشید تا بتوانید در مدتی که تعیین کرده‌اید به آن برسید. اهدافی که هیچگونه پایه واقعی ندارند تنها شما را در تخیلات گرفتار می‌کنند.

برای رسیدن به هدف لازم است برنامه‌ای مشخص برای خود در نظر بگیرید تا براساس آن تلاش کرده و به خواسته‌های خود برسید. در این برنامه مراحل رسیدن به هدف را با جزییات کامل و تاریخ رسیدن به آن بنویسید و خودتان را به چالش بکشید.

ویدئوکست چطور هدف گذاری کنیم که دستاورد بیشتری داشته باشیم

این میکرومقاله به صورت ویدئویی هم منتشر شده که پیشنهاد می‌کنیم حتما نگاه کنید چون در کنار پادکست، به معرفی کتاب سال ۱۲ هفته‌ای از برایان پی.موران هم می‌پردازیم. البته اگر با اپلیکییشن سبکتو می‌بینید احتمالا ویدئو پخش نشود و کافی است به کانال یوتیوب یا آپارات سبکتو مراجعه کنید.

میکرومقاله چطور هدف گذاری کنیم که دستاورد بیشتری داشته باشیم در سبکتو منتشر شد.

۸. برنامه‌ریزی کنید

مارک اسکالز، موسس کلاور در مورد اهمیت برنامه‌ریزی می‌گوید: عادت کنید که در زندگی برای انجام هر کاری برنامه‌ریزی کنید. برنامه‌ریزی مثل یک گوی جادویی پیشرفت در کسب‌وکارتان را تضمین می‌کند. با این عادت، شما می‌توانید بهتر فکر کنید و در شرایط سخت واکنش سریعتری نشان دهید. افراد زیادی از من می‌پرسند: چه کار کنیم که تا ماه آینده کار‌ها به بهترین شکل ممکن پیش رود؟ و یا این که: این ماه خیلی پرمشغله‌ام. باید چه کار کنم تا به همه‌ کارهایم برسم؟ و تنها جواب من برنامه‌ریزی است.

۹. آینده‌نگری کنید

ریفات اُگوس ،موسس سینمیا در مورد آینده‌نگری می‌گوید: اهدافتان را ببینید، به اعضای گروه و مدیران اعتماد کنید، ولی هیچ وقت تسلیم نشده و آینده‌نگر باشید. در ابتدا که من سینمیا را تاسیس کرده بودم، کل تیم را ۲نفر تشکیل می‌داد، در آن زمان من هم برنامه‌نویس می‌کردم و هم بازاریابی. در کمتر از ۲سال سینمیا یک تیم از مدیران موفق و حرفه‌ای و بیش از ۴۵کارمند داخلی و ۲۰کارمند خارجی داشت، اما من هرگز دست از تلاش برنداشتم. چون دقیقا همان زمان که شما فکر می‌کنید کنترل همه جزییات را بدست گرفته‌اید، یک شکاف ایجاد می‌شود و همه چیز به هم می‌ریزد.

بنابراین همه جزییات را مانند قطعات پازل ببینید که برای رسیدن به هدف بزرگ شما جمع‌آوری شده‌اند. برای حل جزییات از تصویر هدف بزرگتان استفاده کنید.

۱۰. وقتی مغزتان خیلی درگیر است، کارهایتان را اولویت‌بندی کنید

چه مواقعی سردرگم هستید؟ فیلیپ استاتس، یکی از مدیران موفق در مورد چنین شرایطی می‌گوید: سه سال پیش یکی از مدیران به من جمله‌ای گفت که باعث تغییر در زندگی من شد. آن نصیحت این بود: کار‌های روزانه‌ات را اولویت‌بندی کن. یک روز که دیر بیدار شده بودم متوجه شدم که نمی‌توانم تمام کارهای آن روز را کامل انجام دهم و به شدت سردرگم بودم تا این که کار‌هایم را اولویت‌بندی کردم. شگفت زده شده‌ بودم. از آن به بعد همیشه در ابتدا روز کارهایم را اولویت‌بندی می‌کنم، حتی کارهای کوچک و ساده  مثل مطالعه، حل مسائل کاری، چک کردن ایمیل‌ها یا تماس‌های ضروری. صبح‌ها را به فکر کردن روی مسائل کاری می‌پرداختم و ایده‌پردازی می‌کردم. در نهایت یک شرکت بزرگ با کارکنان فراوان تاسیس کردم.

۱۱. حواستان به تعادل بین خوردن کافئین و خواب‌تان باشد

یکی از مدیران موفق، کومش آروموگان از کافئین می‌گوید: من در طول روز قهوه می‌نوشم چون کافئین می‌تواند ساعت ۸ صبح مرا سرحال کند و من بهترین جلسات را در طول روز داشته باشم. البته در مصرف آن زیاده‌روی نباید کرد. من بعد از ساعت ۴عصر کافئین نمی‌خورم چون خواب شبم دچار مشکل می‌شود. من معمولا ۷ساعت کامل می‌خوابم و اگر کمتر از این مقدار بخوابم، دچار عدم تمرکز می‌شوم.

۱۲. به بهره هوشی خودت احترام بگذارید و برای آن ارزش قائل شوید

دنیل سینت مدیرعامل شرکت جامعه سالم: من خیلی زود به میزان بهره هوشی خود پی بردم. مردم من را معمولا در شبکه‌‌های اجتماعی دنبال می‌کنند و از توصیه‌های من برای رسیدن به موفقیت کمک می‌گیرند. برای من کار در شرکت خیلی مهمتر از دادن این توصیه‌‌ها به بقیه بود. بنابراین تصمیم گرفتم زمان بیشتری را وقف کار کردن در شرکت کنم. تصمیم گرفتم بهره‌هوشیم را روی کارم سرمایه‌گذاری کنم و نگذارم چیزی من را از هدف واقعیم دور کند.

۱۳. زمان‌هایی برای استراحت قرار دهید

ملیسا ویتیل: من یه زن ۲۵ ساله هستم. همیشه یکشنبه‌ها به انجام کار مورد علاقه‌ام می‌پردازم تا بتوانم در طول هفته بهتر عمل کنم و خوش فکر باشم. در طول روز هم یک زمان مشخص شده دارم که به هیچ‌ کس و هیچ‌چیز فکر نمی‌کنم بلکه فقط به خودم و توانایی‌هایم فکر می‌کنم. این اتفاق به من کمک ‌می‌کند که روی هدفم متمرکز شوم. وقتی تمام کار‌ها و پروژه‌ها روی هم انباشته ‌می‌شوند، طبیعی است که فشار عصبی انسان را از پا درآورد و نتواند کار‌ها را پیش ببرد، بنابراین یک استراحت کوتاه بین این همه دغدغه، تاثیر زیادی در از بین بردن این فشار عصبی دارد. شاید بدون این فعالیت‌ها نمی‌توانستم به ‌آرامش ذهنی الآن برسم و به احتمال زیاد در کارم موفق نبودم.

۱۴. مدیتیشن کنید

اُلیویر رزا معتقد است که همه مدیران موفق باید در طول روز مراقبه کنند. می‌گوید:‌ وقتی شما یکی از مدیران شرکت باشید، آشفتگی‌‌های ذهنی زیادی پیدا می‌کنید. مثلا: شما باید همه را درک کنید مثل مشتریان، کارکنان و مدیران. به همین دلیل فکر کردن به خود و توانایی‌هایتان و ارزیابی عملکرد روزانه‌تان جایی در بین کار‌های روزانه‌تان پیدا نمی‌کند. در حالی که یکی از مهمترین کارهایی که در طول روز باید انجام دهید همین است.

بهترین روش برای توجه به خودتان، مراقبه و مدیتیشن است. کمی به خودتان برگردید و ذهنتان را آرام کنید تا به اهداف شفاف و رشد دائمی برسید.

۱۵. صبح ها قبل از چک کردن گوشی دعا کنید

ملیندا امرسون یکی از مدیران و نویسندگان مطرح می‌گوید: من صبح‌ها قبل از هرکاری روی زمین می‌نشینم و عبادت می‌کنم و از خدا بابت تمام نعمت‌هایم شکرگذاری می‌کنم. بعد کمی ورزش می‌کنم و کار‌های روزانه را درذهنم مرور می‌کنم و بعد می‌توانم گوشیم را چک کنم. در واقع شب‌ها هم کنار گوشی نمی‌خوابم و آن را بیرون از اتاق می‌گذارم. این روش را به شما هم پیشنهاد می‌کنم تا نتایج شگفت‌انگیز آن را ببینید.

۱۶. مثبت فکر کنید و روابطتان را گسترش دهید

تاکی اسکوراس: من هر روز با این نگرش بیدار می‌شوم که می‌خواهم دنیا را تسخیر کنم. شاید افکار منفی راحت وارد ذهن شوند اما باید بدانیم که راحت هم می‌توان با مثبت‌اندیشی به موفقیت‌های بزرگ دست یابیم. از نظر من هر فکر مثبتی که ما را در رسیدن به موفقیت جلو می‌اندازد قابل احترام است. چه در زندگی شخصی و چه در کار، اگر مثبت فکر کنیم می‌توانیم تغییرات کوچک را در زندگی‌مان مشاهده کنیم و این یعنی قرار گرفتن در مسیر موفقیت. ما باید بدانیم که اهمیت ارتباطات در عصر تکنولوژی چه مقدار است و چه قدر در جریان زندگی‌مان تاثیر دارد. پس سعی کنیم چه در محل کار و چه در زندگی شخصی این ارتباطات را گسترش دهیم.

میکرومقاله ۱۶ کار ساده‌ای که مدیران موفق هر روز انجام می‌دهند – قسمت دوم در سبکتو منتشر شد.

در این میکرومقاله از سبکتو با ۱۶کار ساده‌ای که مدیران موفق در طول روز انجام می‌دهند آشنا می‌شویم تا با استفاده از آنها به موفقیت و اهدافمان یک قدم نزدیک‌تر شویم. هر کدام از این کارها از زبان یکی از مدیران موفق گفته شده است.

۱.نصب افزونه‌های مرورگر‌ها که به صورت خوکار اجرا می‌شوند

آیتکین تانک، در مورد اهمیت برنامه‌هایی که کارهای ضروری را روزانه و در هر لحظه یادآوری می‌کنند می‌گوید: باید از افزونه‌های مرورگر کروم تشکر کنم که باعث شد بتوانم با نصب این افزونه‌ها که به صورت خودکار اجرا می‌شوند، کار‌های ضروری روزانه‌ام را مرور کنم. می‌توانیم هر روز وظایف خاص‌مان را به آن اضافه کنیم و آن را سازماندهی کنیم. این خصوصیت به ما اجازه می‌دهد روی وظایف روزانه‌مان‌ تمرکز کافی داشته باشیم و ما را از سردرگمی میان آن‌ها نجات می‌دهد.

۲. استفاده از کلمه” و ” به جای” اما “

فرد استیون-اسمیت در مورد انتخاب کلمات در طول روز می‌گوید: وقتی شما در یک مذاکره از کلمه” اما ” استفاده می‌کنید، نشان می‌دهد که تمام جمله‌هایی که قبل آن استفاده کردید، غیر ضروری هستند. انسان سریعا جمله‌های استفاده شده قبل از کلمه” اما ” را فراموش می‌کند. مثلا: اگر در یک ملاقات کسی بگوید من با تمام گفته‌های شما موافقم” اما ” من دید دیگری دارم ،ذهنمان آماده جنگ می‌شود. استفاده از کلمه” و ” به جای” اما ” می‌تواند ارتباطات‌مان را تغییر دهد. یکمدیر موفق از این جمله استفاده می‌کند: من با تمام گفته‌های شما موافقم” و ” دید دیگری نسبت به این موضوع دارم. این باعث می‌شود مردم بهتر درک و استقبال کنند و بحث به دور از احساسات اضافی ادامه پیدا کند.

۳. انجام کار‌های مشارکتی

جان استین یکی از مدیران موفق در مورد کارهای مشارکتی در طول روز می‌گوید: از نظر من موفقیت در شغل و ورزش باهم برابری می‌کنند. کارکنان شما نقش بازیکنان را دارند و شما تیم قهرمانی را گردآوری می‌کنید. از نظر من این که در کنار هم ببریم، در کنار هم ببازیم و در کنار هم قوی‌تر شویم، یک اتفاق بسیار عالی است. کار خود را تاسیس کنید، مربی بازیکنان خود باشید، گل بزنید و قهرمان شوید.

۴. در روز یکبار ایمیل‌تان را چک کنید

البته این مورد با نوع کار شما ارتباط مستقیم دارد. اگر شما تمام کارهایتان را با ایمیل انجام می‌دهید، این مورد خیلی برایتان کاربردی نیست اما می‌توانیم روی ایمیلتان تنظیماتی انجام دهید که در صورت رسیدن ایمیل جدید، به شما نوتیفیکیشن دهد تا نیاز دائم به سرزدن به ایمیل را نداشته باشید.

اما اگر جز افرادی هستید که اصل کارتان با ایمیل نیست، از بومرنگ استفاده کنید. نرم‌افزار بومرنگ مخصوص آن دسته از افرادی است که منضبط نیستند. چک کردن مدام و روزانه ایمیل‌ها باعث می‌شود تا بخش زیادی از زمان شما هدر رود و بخشی از ذهنتان دائم درگیر موضوعات بی‌اهمیت بماند. اما وقتی هر روز فقط یکبار یک زمان مشخص به آن اختصاص دهید، خواهید دید که چه تاثیرفوق‌العاده‌ای در زندگی شما خواهد داشت.

۵. روز‌های پرمشغله را در تقویم شخصی ثبت کنید

میچ وینر در مورد برنامه‌ریزی‌های شخصی مدیران موفق می‌گوید: ملاقات‌های بیش از حد در طول روز باعث می‌شود که پروژه‌ها به خوبی پیش نروند و نتیجه قابل قبولی حاصل نشود. شما نیاز به زمان‌های اختصاصی برای خودتان دارید تا صرفا به انجام کارهای شخصتی‌تان بپردازید.ما به این نتیجه رسیده‌ایم که باید زمان‌های خالی به اندازه ۱ تا ۳ ساعت در تقویم شخصی خود مشخص کنیم و ابتکار عمل به خرج دهیم. این روش‌ها را هنگام سردرگمی میان ملاقات‌های فراوان انجام دهید. شما مجبور نیستید که برای حضور در همه‌ جلسات جواب مثبت دهید. شما می‌توانید آنهایی که باعث ارتقاء ارتباطاتتان نمی‌شود را رد کنید.

۶. انجام حداقل یک فعالیت غیراجباری در طول روز

جان تامسون در مورد ارتباطاتش می‌گوید: هر موقع زمان کافی برای انجام کار‌هایی که احساس می‌کنید باید انجام شوند، وجود نداشت، بگذارید خودشان در طی زمان پیش روند. با وجود احساس فشار ناشی از انجام کار‌های دشوار، ما باید در طول روز کار‌های غیر‌ضروری و مفید برای پروژه هم انجام دهیم. مدیران موفق در طول روز مقاله‌های جدید را مطالعه می‌کنند یا بهتر از آن، با دیگر اعضای تیم به صرف قهوه یا ناهار بیرون می‌روند. ممکن است وقت انجام کار‌های ضروری را از دست بدهید اما در عوض ارتباطاتتان گسترده می‌شود و یا چیز‌های جالبی یاد می‌گیرید و کشف می‌کنید و در نهایت می‌توانید مسیر موفقیت خود را بسازید.

۷. احترام بگذارید

خوب رفتار کنید به طوری که قابل مشاهده برای همه باشد. متاسفانه امروزه برخی از مدیران این روزها تواضع و مهربانی به خرج نمی‌دهند. شاید به علت کمبود وقت باشد ولی باید این را در نظر بگیریم که مدیران موفق در کسب و کار و سیاست به داشتن روابط اجتماعی قوی خیلی اهمیت می‌دهند. مدیران باید محبت خود را چه در پیروزی و چه در شکست نشان دهند. شما باید تا حد مناسب از کارکنان خود تعریف کنید. رفتار مناسب می‌تواند مکالمات را راحت‌تر پیش ببرد و این بستگی به میزان ادب و احترام شما دارد.

میکرومقاله ۱۶ کار ساده‌ای که مدیران موفق هر روز انجام می‌دهند – قسمت اول در سبکتو منتشر شد.

کتاب “۱۵ رازی که افراد موفق در مورد مدیریت زمان می‌دانند”

در این کتاب نویسنده با صدها فرد موفق در زمینه‌های مختلف از ورزش و سیاست گرفته تا ثروتمندان در مورد مدیریت زمان مصاحبه داشته است. در این مطلب می‌خواهیم به نظر ۸ ثروتمندی که خودساخته بوده و خود به ثروت‌های میلیارد دلاری رسیده‌اند بپردازیم و بفهمیم آنها با توجه به مشغله زیادی که دارند چطور مدیریت زمان را انجام می‌دهند.

ریچارد برانسون مدیر گروه ویرجین

من جلسات خود را سرپا برگذار می‌کنم چون فکر می‌کنم این بهترین و سریع‌ترین روش برای دوری از کندی و مسائل حاشیه‌ای است. حتی خیلی از جلسات من در حال قدم زدن برگزار می‌شود.

همچنین من موفقیت و بزرگی گروه ویرجین را مدیون دفترچه یادداشت کوچکم می‌دانم که در سفرها همراه خودم داشتم و هرآنچه که ویرجین را ساخت از همان دفترچه‌ها به وجود آمده است چون افکار و ایده‌هایم را درون آن می‌نوشتم. شما هم همین‌کار را بکنید و همیشه یک دفترچه همراه خودتان داشته باشید. شاید ایده‌ای که به ذهنتان می‌رسد تا فردا فراموش شود.

وارن بافت سرمایه‌گذار موفق جهانی

تفاوت افراد موفق و غیر موفق در این است که افراد موفق حدودا به هر چیز پاسخ منفی می‌دهند!

ناتان بلکارزیک مدیر Airbnb

airbnb یک سرویسی اینترنتی برای رزو خانه و اتاق برای مسافرین در سراسر جهان است. مدیر این مجموعه می‌گوید: من لیست کارهای روزانه‌ام را از عصر به صبح تنظیم می‌کنم و صبح را برای کارهای مهم قرار می‌دهم چون تمرکز بیشتری دارم و نمی‌خواهم با جلسات کسل کننده این زمان را از دست بدهم برای همین جلسات‌ام را معمولا برای عصر می‌گذارم.

مایک کانن مدیر شرکت نرم‌افزاری Atlassian

 در لحظه فقط یک کار را انجام دهید. ایده انجام چند کار در لحظه را فراموش کنید اصلا روش خوبی نیست

مارک کوبان صاحب کمپانی Landmark

مارک طرز تفکر بسیار صفت و سختی دارد او می‌گوید: تا کسی برایتان چک نکشیده است جلسه‌ای برگزار نکنید.

اندرو ماسن موسس اولین وبسایت تخفیف گروهی جهان به نام Groupon

من تجربه و ایده زیادی در ذهن دارم اما مهمترین آن به نظرم نظم در اجرا است. اگر قرار بود یک شخصیت خیالی بازی کامپیوتری برای خودم بسازم از ۱۰ امتیاز آن ۳ تا به هوش می‌دادم و ۷ تا به نظم.

داستین موسکوویتز یکی از موسسان اسبق فیس‌بوک

یک روز در هفته را از کار دور باشید و به مسائل شخصی خودتان بگذرانید مثلا ما در شرکت جدیدم به نام آسانا ۴شنبه‌ها هیچ جلسه کاری نداریم و بر روی افزایش انرژی و اشتیاق گروه‌ها تمرکز می‌کنیم

مارک پینکوس از موسسان شرکت بازی سازی Zynga

اگر روی تولید محصولی کار می‌کنید باید ۵۰ درصد ساعات کاری روزانه شما به تولید و طراحی آن بگذرد و هیچ کار دیگر نامربوطی نباید در آن زمان انجام دهید

اندری گرو مدیر سابق اینتل

روز کاری من زمانی تمام می‌شود که دیگر خسته و کوفته شده‌ام نه زمانی که کارهایم تمام شده است چون هیچ وقت کارها تمام نمی‌شوند و همیشه کار جدیدی برای انجام دارم.

برداشتی آزاد از [stag_button url=”https://www.inc.com/ekaterina-walter/time-management-tips-from-8-self-made-billionaires.html” style=”black” size=”small” type=”normal” target=”_self” icon=”” icon_order=”before”]inc[/stag_button]

میکرومقاله مدیریت زمان به روش ۸ میلیاردر بزرگ خودساخته در سبکتو منتشر شد.

از امروز یک بخش جدید به نام مهراز به مطالب سبکتو اضافه شد. در این قسمت کتاب های جالب را با هم بررسی می‌کنیم و مطالب مفیدی آن را برای شما بازگو می‌کنیم. در قسمت اول مهراز به سراغ کتاب “به انجام رساندن کارها Getting Things Done” اثر دیوید آلن رفته ایم.

دیوید آلن در این کتاب سیستم بهره وری خودش را برای مدیریت آسان کار‌ها به نام GTD معرفی می‌کند. او که در حال حاضر به فروش نرم‌افزار های مدیریت کارها و آموزش این روش می‌پردازد می‌گوید این روش بسیار آسان است و به راحتی می‌توانید در روز چه در زمینه کاری و چه مسائل ساده زندگی از آن استفاده کتید.

در این روش، برای رسیدن به اهداف باید آنها را به قسمت های کوچک تقسیم کنید، زیرا وقتی هدف های کوچکتر یا (Milestones) داشته باشید انجام کارها برایتان ساده تر خواهد بود. از طرفی چون مجموع اهداف کوچک شما را به هدف اصلیتان می رساند، پس سریعتر و البته راحت تر به هدفتان می رسید.

معمولا ما از مغزمان تنها به عنوان هارد استفاده می کنیم که کلی اطلاعات مختلف را در آن ذخیره کرده ایم، و سایر توانایی های آن را دست کم می گیریم. در این حال مغز از مدیریت صحیح زمان و کارها عاجز می‌شود. مثلا فکر کنید صبح سرکار رفتید و شروع به نوشتن گزارشی برای جلسه عصر می کنید، در همین حال ایمیلی برای به‌روزرسانی آنتی‌ویروس کامپیوتر دریافت می‌کنید که ضروری است. یکی از دوستانتان هم تماس می‌گیرد تا در مورد مهمانی آخر هفته با شما صحبت کند، وسط همه این اتفاقات مدیرتان می‌آید و خیلی سریع گزارش دیگری از شما می خواهد. مغز در چه شرایطی قرار می گیرد؟ مثل یک فلش مموری در حال ذخیره تمام اطلاعات است و فشار زیادی به آن می‌آید و قدرت تفکر و تمرکزش را از دست می دهد.

پس برای مدیریت آسان کار‌ها چه باید کرد؟

در روش مدیریت آسان کار‌ها GTD کافی است یک سطل گردآوری Collection bucket برای مغزتان تعریف کنید تا علاوه بر تمرکز بر روی کارهای اصلی بتوانید به کارهای دیگرتان هم برسید. مثلا وقتی در حال نوشتن یک نامه اداری هستید و ناگهان کارهای دیگر یادتان می‌ آید آنها را به این سطل انتقال دهید. این سطل می‌تواند یک سررسید باشد یا یک ToDo لیست در موبایلتان یا حتی یک جعبه! اگر همکارتان یک فاکتور برای بررسی برایتان آورده آن را در جعبه بندازید یا هرچیزی که وسط کار اصلی یادتان می‌افتد در آن بنویسید با این کار هم فرصت بررسی و انجام کارهای اصلی را خواهید داشت و هم کارهای فرعی را فراموش نمی کنید.

هر هفته سطل گردآوری را خالی کنید

در پایان هفته حتما باید محتویات سطل گردآوری خود را پاکسازی کنید. انجام این کار بسیار ضروری است چون اگر مغز متوجه شود شما به روش GTD وفادار نیستید اعتماد خود را از دست می‌دهد و در آینده وسط کارهای اصلی کارهای فرعی را یادآوری می‌کند. چون متوجه شده شما در انجام کارها منظم نیستید و باید به شما بارها و بارها یاد آوری کند! . پس آخر هفته سطل را بررسی کنید کارهای باقی مانده را انجام دهید و کارهای غیر ضروری را پاک کنید.

اهمیت کارهای در مدیریت آسان کارها ی GTD

به مرور که با این روش کار کنید متوجه می‌شوید که کارهای سطل گردآوری را باید الویت بندی کنید .کارها زیادی هستند که اهمیت چندانی ندارند اما در حال بلعیدن وقت شما هستند آنها را حذف کنید و بر اساس الویت، کارها را انجام دهید. دسته بندی و الویت دادن به کارها به افزایش بهروری شما کمک زیادی می‌کند.

کارهای بزرگ و پروژه‌ها

برای کارها، اهداف بزرگ و پروژه ها می‌توانید سطل گردآوری مجزا تعریف کنید و پس از تقسیم آن به کارهای کوچکتر و الویت بندی شروع به فتح آن کنید.

چک لیست‌های روزانه دیگر کارایی ندارند

معمولا همه ما از ToDo لیست ها برای انجام کارهای روزانه استفاده می‌کنیم اما آلن می‌گوید که آنها دیگر کاربردی نیستند شما باید از روش لیست قدم بعد یا New Actions list استفاده کنید. در این روش شما کارهای روزانه‌تان را نوشته و به سه دسته بندی: اولویت بالا،مهم و معمولی تقسیم بندی می کنید. برای شروع در هر روز یک کار را برای قسمت اولویت بالا کاری که حتما باید انجام شود مشخص کنید، بعد ۳ کار را برای بخش کارهای مهم بنویسید که تا پایان روز باید انجام دهید و ۵ کار را به عنوان کارهای معمولی بنویسید که در صورت انجام نشدن آنها ضرری برایتان ندارد. شما باید کارهای خود را از طریق همین روش مرتب کنید و به ترتیب سراغ آنها بروید. برای آشنایی با این روش پیشنهاد می‌کنم حتما مطلب مدیریت کارهای زیاد به راحتی آب خوردن را بخوانید

لیست “کارهای منتظر Waiting for list”

مطمئنا در حین انجام کار، اتفاق هایی پیش می‌آید که ادامه کارتان را وابسته به یک عامل خارجی مانند همکارتان یا فردی که قرار است پاسخ ایمیلتان را بدهد می کند. می‌توانید آن کارها را به این لیست انتقال دهید. پس از پایان هفته و با بررسی متوجه می‌شوید که افراد وظایفشان را سر زمان انجام داده‌اند یا بدقول بودند. آنهایی که بدقولی کردند همان زمان با آنها تماس بگیرید و یادآوری کنید.

لیست “شاید یک روزی Some day list”

کارها زیادی در مدیریت آسان کار‌ها است که می‌خواهید انجام دهید اما اولویتی ندارند آنها را می‌توانید در این لیست قرار دهید تا هر زمانی که سرتان خلوت بود سراغشان بروید و از این لیست به لیست پروژها انتقالشان دهید.

در این مطلب سعی کردیم چکیده ای از کتاب به انجام رساندن کارها Getting Things Done اثر دیوید آلن و روش GTD در مدیریت آسان کار‌ها را برای شما در اولین قسمت مهراز ارائه دهیم. نظر شما چیست؟ آیا این روش در مدیریت آسان کارها و زمان موثر است؟ نظر خودتان را با ما درمیان بگذارید.

میکرومقاله مهراز: مدیریت آسان کار‌ها با روش GTD از کتاب به انجام رساندن کارها دیوید آلن در سبکتو منتشر شد.

آنها نسبت به کارها متعهد هستند

آنها به خودشان تعهد می دهند که تمام کارهایشان را تا آخر انجام دهند. شما هم می توانید یک تعهد برای خودتان درست کنید و همانطور که در مطلب یک روز پربار برای شما گفتیم، می توانید یک لیست از کارهای روزانه خود تهیه کنید و در یک دفترچه بنویسید و آن را کنار خود بگذارید. دائم آن را چک کنید و مطمئن شوید که برای انجام همه کارها وقت کافی دارید. البته می توانید به جای دفترچه استیک نوت های رنگی بخرید و آن را بر روی میزتان بچسبانید یا از لپ تاپ و کامپیوترتان استفاده کنید تا همیشه جلوی چشم شما باشد. سپس با انجام هر کار آن را از روی لیست خط بزنید. این کار انرژی خوب به شما برای ادامه می دهد.

نسبت به دیگران مسئولیت پذیرند

گاهی هر چقدر هم خودمان را متعهد کنیم و لیست کارهایمان را در همه جا نصب کنیم باز هم تنبلی و وسوسه به تعویق انداختن کارها سراغمان می آید. افراد برای اینکه در مدیریت کارها موفق باشند و کاری را رها نکرده باشند، از دوستانشان استفاده می کنند. آنها اهدافشان را به دوستان نزدیکشان می گویند. چه اتفاقی می افتد؟ دوستانشان هر بار آنها می بینند از اهدافشان می پرسند و افراد برای اینکه پیش آنها احساس شرمندگی نکنند، به شدت اهدافشان را پیگیری می کنند. البته اگر شما جزء افرادی هستید که تا آخرین لحظه دوست ندارید کسی از اهدافتان با خبر نباشد می توانید یک وبلاگ ایجاد کنید و هر روز از کارهایی که انجام می دهید بنویسید با این کار احساس مسئولیتی در شما به وجود می آید که در مقابل خوانندگان خود باید پاسخگو باشید. و در نتیجه برای مدیریت کارها یتان بیشتر تلاش می کنید.

خودشان را به دکل می بندند

در داستان ادیسه نوشته هومر آمده است که در یک جنگ دریایی، ناخدا از کارکنان خواست تا او را به دکل کشتی ببندند تا وقتی در مقابل سپاه پر قدرت دشمن قرار گرفت از ترس به دریا نپرد. اگر شما هم احساس می کنید که در مدیریت کارها ممکن است ضعیف باشید و موقع انجام کار سراغ فیسبوک و اینستاگرام بروید. پس نیاز به دکل دارید.

برخی از اپلیکیشن ها مانند:  Rescue Time, Self Control و Focus می توانند در مدیریت کارها مثل دکل باشد. این برنامه ها به شما اجازه دسترسی به سایت هایی مثل فیسبوک را در زمانی که مشخص کرده اید نمی دهد و شما مجبور به ادامه کارتان هستید.

خودشان را می شناسند

خودشناسی ویژگی مشترک تمام افراد موفق است. خود آگاهی به شما کمک می کند تا اول دلیل اینکه کارها را به تعویق می اندازید را بفهمید. حالا می توانید آن دلایل را رفع کنید یا راه مبارزه با آن را پیدا کنید. خستگی، عدم اعتماد به نفس در کاری که انجام می دهید یا متنفر بودن از کارتان می تواند دلایل به تعویق انداختن کارها باشد. وقتی شما دلیل را پیدا کنید راه های درست حل کردن آنها را هم پیدا می کنید و از دست آنها راحت می شوید.

برنامه ریزی قبلی دارند

حتما برای شما هم پیش آمده که سرکار حاضر شدید و پشت میزتان نشستید و از خودتان پرسیدید، خب حالا چه کار کنم؟ یا چون نمی دانستید چه کاری باید انجام دهید، وقتتان را صرف وبگردی و چک کردن ایمیل هایتان کرده اید؟ در مقاله یک روز پر بار برای شما گفتیم که چقدر برنامه ریزی مهم است. فرقی نمی کند که چه نقشی در محل کارتان دارید باید یاد بگیرید که همیشه برای روز بعدتان برنامه داشته باشید. بهترین زمان انجام این کار شب، قبل از خواب است. می توانید کارهایی که از روز قبل مانده و کارهایی که باید در روز بعد انجام دهید را لیست کنید یا به استیک نوت هایتان اضافه کنید. با این کار به بهترین شکل از زمانتان استفاده می کنید علاوه بر اینکه در پایان روز احساس مفید بودن خواهید داشت.

متعهد به شروع کار هستند

کافی است کار را شروع کنید و بعد خواهید دید که درگیر آن می شوید و زمان زیادی را برای آن صرف می کنید. مثل باشگاه رفتن. کافی است که همت کنید و باشگاه بروید بعد خیلی راحت ۲ تا ۳ ساعت ورزش خواهید کرد. بسیاری از کارهایی که انجام نمی دهیم، هرگز آنها را شروع نکرده ایم. پس هر کاری که در لیست روزانه تان دارید را طبق برنامه ریزی پیش ببرید وقتی شروع به کاری می کنید می بینید که از بیکار بودن چقدر بهتر است، بنابراین خیلی زود به این روند عادت می کنید.

کارهای بزرگ را به بخش های کوچک تقسیم می کنند

افراد موفق باور دارند که هرچه کارها بزرگتر باشد انجام شدن آنها غیر ممکن می شود مگر اینکه آنها را تبدیل به کارهای کوچکتر، خاص تر و قابل اندازه گیری تر کنند. مثلا اینکه بنویسید چاپ کتاب کافی نیست باید چاپ کتاب را به صورت جزئی تر بنویسید مثلا ارسال نسخه قابل چاپ کتاب برای انتشارات فلان و ارسال طرح جلد برای خانم فلان و…

رها کردن

گاهی شما شروع به انجام کاری می کنید و چند ساعت هم برای آن زمان می گذارید. اما بعد متوجه می شوید که کار ارزشمندی نیست، افراد موفق در این زمان کار را رها می کنند. آنها این توانایی را دارند که کارهای با ارزش را از بی ارزش تشخیص دهند. البته در ابتدا شاید مجبور باشید برای کاری بیشتر زمان بگذارید تا متوجه شوید. اما چیزی که مهم است این است که بدانید مدیریت کارها تنها انجام آن نیست بلکه انجام کار با ارزش است.

یاد بگیرید توانایی مدیریت کارها را در راه رسیدن به اهدافتان به کار بگیرید. باور کنید که تلاش و خود شناسی اهمیت بسیاری در مدیریت کارها دارند. پس از همین الان شروع کنید.

نظر شما در چست؟ شما چه طور از به تعویق انداختن کارهایتان جلوگیری می کنید؟

برداشتی آزاد از [stag_button url=”https://www.entrepreneur.com/article/274431″ style=”black” size=”small” type=”normal” target=”_self” icon=”” icon_order=”before”]entrepreneur[/stag_button]

میکرومقاله ۸ روش افراد موفق برای مدیریت کارها در سبکتو منتشر شد.