چگونه با کاری کمتر، بهره‌وری بیشتری داشته باشیم؟ – قسمت دوم

همه ما دوست داریم که با کاری کمتر به بهره‌وری بیشتری برسیم. قبلا این موضوع به نظر غیرممکن بود و باور عموم این بود که هر چه بیشتر کار کنی نتیجه بیشتری بدست می‌آوری. در قسمت اول این میکرومقاله به این باور پرداختیم و به اینجا رسیدیم که گاهی کار زیاد باعث به وجود آمدن نتایج معکوس و حتی منفی می‌شود، در ادامه با این میکرومقاله از سبکتو همراه باشید:

کاری که نتایج معکوس (یا حتی منفی) ایجاد می‌کند.

فرض کنید که امروز صبح ۱۰ دقیقه نرمش کرده‌اید. این یک فعالیت سالم است. حالا تصور کنید بیرون رفته‌اید و ۲۰ دقیقه دویدید. این هم یک فعالیت سالم است اما نه لزوماً دو برابر ۱۰ دقیقه نرمش. اگر یک ساعت بدوید چه؟ می‌توانید هر چقدر دوست دارید به خودتان فشار بیاورد اما احتمالاً همان نتیجه ۱۰ دقیقه تمرین را خواهید دید.

نرمش نتیجه معکوس دارد زیرا ماهیچه‌هایتان خسته می‌شوند و زمانی که ماهیچه‌ها خسته باشند، توانایی‌شان برای تحریک بیشتر از بین می‌رود، تا جایی که دیگر قدرتی باقی نمی‌ماند. دو ساعت تمرین در باشگاه انتظار دو برابری که دارید را بر طرف نمی‌کند، همچنین یک ساعت تمرین هم تنها کمی بیشتر از ۴۵ سودمند است.

در مسائل کاری هم اکثرا همینگونه است. چرا؟ چون ذهن شما هم مثل ماهیچه‌ها خسته می‌شود. اگر ذهن‌تان را با حل تمرین یا تصمیم گرفتن ورزش می‌دهید، میزان کاری که می‌توانید در یک روز انجام دهید محدود می‌شود.

کاهش بازدهی

مارک می‌گوید: همسرم قبلاً در صنعت تبلیغات کار می‌کرد و در آنجا هم مثل هر جای دیگری خرافاتی درباره ساعات کاری زیاد وجود داشت، کارمندان تا دیر وقت می‌ماندند و اغلب تا ساعت ۹ یا ۱۰ شب کار می‌کردند. حتی بعضی وقت‌ها شنبه‌ها را هم کار می‌کردند.

اما همسرم متوجه شد که اغلب این اضافه کاری ها تقریباً بی‌ارزش هستند. ۴ ساعت انتهای روز یعنی از ساعت ۶ تا ۱۰ شب به اندازه دو ساعت اولیه یک روز کاری ارزش و دستاورد داشت. در واقع افراد بدوناینکه متوجه باشند، به خاطر سود حاشیه‌ای بیگاری می‌کردند.

در بدترین سناریو ممکن افراد به دلیل خستگی، کار بد تولید می‌کردند یا تصمیمات اشتباه می‌گرفتند. اگر به اندازه کافی کار بد و تصمیم بد را روی هم جمع کنید، ناخودآگاه کار بیشتری برای خودتان تولید کرده‌اید. بنابراین کارتان از نتیجه معکوس به نتیجه منفی کشیده می‌شود.

یک نویسنده آمریکایی می‌گوید: وقتی روی کتابم کار می‌کردم، این اتفاق برایم افتاد. با چند نویسنده دیگر برای مسابقه نویسندگی (یک برنامه شش هفته آنلاین برای نویسندگان مختلف. نویسندگان در این برنامه هدفی برای خود تعیین کرده و سپس آن را به نتیجه می‌رسانند.) دور هم جمع شده بودیم، و هر قدر کلمه که در یک بعد از ظهر مقدور بود، نوشتیم. این در واقع یک مسابقه احمقانه بود که در آن درباره تعداد کلماتی که می‌نوشتیم لاف می‌زدیم.

بلافاصله بعد از مسابقه که همچنان در جو آن بودم، شروع به ادامه نوشتن کتابم کردم، آن روز، بهترین روز کاری شد چون بعد از شش ساعت، ۸۰۰۰ کلمه نوشته بودم. با خودم فکر کردم که: «به‌به، در یک روز ۳۲ صفحه نوشتم.» با ۱۰ روز کار این چنینی می‌توان یک کتاب نوشت. فقط یک مشکل وجود داشت. نوشته‌ها خیلی مزخرف بودند.

منظورم تمام نوشته‌ها است. وقتی بعد از چند هفته تصمیم گرفتم آن فصل را ویرایش کنم، از ۸۰۰۰ کلمه فقط ۵۰۰ کلمه قابل استفاده بود.

چهار روز طول کشید تا تمام نوشته‌های مزخرف را دسته‌بندی کنم، قسمت‌های اندک قابل نجات را بازنویسی کنم و تصمیم بگیرم بقیه مزخرفات را پاک کنم.

ناگهان ۸۰۰۰ صفحه خلاقیت انبوه، آنقدر کار برایم ایجاد کرد که به خودم گفتم ای کاش آن روز استراحت کرده بودم.

وقتی درباره کاری خلاقانه صحبت می‌کنیم، نه تنها نتایج معکوس داریم بلکه از یک نقطه مشخص به بعد، انجام بیشتر آن کار، نتایج منفی ایجاد می‌کند. زیرا نوشته بد فقط بد نیست؛ بلکه ویرایش و بازبینی آن کار اضافی درست می‌کند.

نویسنده آمریکایی می‌گوید:‌ در نهایت، بعد از ماه‌ها کلاف­گی، متوجه شدم که هر آنچه در ساعات اول یا دوم می‌نویسم عالی هستند، ویرایش کمی نیاز دارند و معمولاً با پیام کتابم همخوانی دارند.

نوشته‌های بین ساعات ۳ و ۴ مختلف بودند. روزهای خوب، محتویات خوبی نوشته بودم (البته نه به خوبی دو ساعت اول). اما در روزهای بد، اغلب آنها قابل استفاده نبودند و فقط برای خودم کار بیشتری تولید کرده بودم.

تقریباً تمام چیزهای بعد از ساعت چهارم مزخرف بودند و آنقدر کارم برای ویرایش زیاد می‌کردند که اگر به جای آن بازی می‌کردم، مفیدتر بودم.

یک سال طول کشید تا شهامتش را پیدا کنم که کارم را به دو ساعت در روز محدود کنم. هنوز هم در فکر نتیجه خطی گیر کرده بودم و آنقدر در حجم بالای طرح اولیه (۱۲۵،۰۰۰ کلمه که بیشترش مزخرف بود) سرمایه‌گذاری کرده بودم که می‌ترسیدم متوجه شوم که نه تنها بیشتر از ۵۰٪ «کار» سال گذشته‌ام بیهوده بود، بلکه بازدهی‌ام را هم پایین آورده بود. اما این کار را انجام دادم و کارم به سرعت پیش رفت. در عرض دو ماه طرح جدیدی از کتاب ارائه کردم.

معمولا همه ما، هنگام انجام یک کار، آنقدر با آن سر و کله می‌زنیم که دیگر نمی‌توانیم درست تصمیم بگیریم که خوب است یا نه. گاهی نصف شب شروع به انجام کاری  می‌کنیم و صبح می‌فهمیم که این ایده از اول خوب نبوده و باید از نو شروع کنیم.

کارهای اجتماعی و تیمی هم همینطور هستند. اگر لازم است همیشه دقیق باشید، ممکن است زمانی که انرژی و روحیه‌تان کاهش می‌یابد، مشتریان و منافع بلندمدت‌تان را نادیده بگیرید. مدیریت خرد کارمندان بهره‌وری آنها را افزایش نمی‌دهد بلکه باعث می‌شود از شما متنفر شده و حتی در آینده انگیزه کمتری برای ایجاد نتایج مثبت داشته باشند.

در میکرومقاله بعدی بیشتر در مورد کسب بازدهی صحبت خواهیم کرد.