مهراز: مدیریت آسان کار‌ها با روش GTD از کتاب به انجام رساندن کارها دیوید آلن

مدیریت آسان کار‌ها با روش GTD از کتاب به انجام رساندن کارها دیوید آلن

از امروز یک بخش جدید به نام مهراز به مطالب سبکتو اضافه شد. در این قسمت کتاب های جالب را با هم بررسی می‌کنیم و مطالب مفیدی آن را برای شما بازگو می‌کنیم. در قسمت اول مهراز به سراغ کتاب “به انجام رساندن کارها Getting Things Done” اثر دیوید آلن رفته ایم.

دیوید آلن در این کتاب سیستم بهره وری خودش را برای مدیریت آسان کار‌ها به نام GTD معرفی می‌کند. او که در حال حاضر به فروش نرم‌افزار های مدیریت کارها و آموزش این روش می‌پردازد می‌گوید این روش بسیار آسان است و به راحتی می‌توانید در روز چه در زمینه کاری و چه مسائل ساده زندگی از آن استفاده کتید.

در این روش، برای رسیدن به اهداف باید آنها را به قسمت های کوچک تقسیم کنید، زیرا وقتی هدف های کوچکتر یا (Milestones) داشته باشید انجام کارها برایتان ساده تر خواهد بود. از طرفی چون مجموع اهداف کوچک شما را به هدف اصلیتان می رساند، پس سریعتر و البته راحت تر به هدفتان می رسید.

معمولا ما از مغزمان تنها به عنوان هارد استفاده می کنیم که کلی اطلاعات مختلف را در آن ذخیره کرده ایم، و سایر توانایی های آن را دست کم می گیریم. در این حال مغز از مدیریت صحیح زمان و کارها عاجز می‌شود. مثلا فکر کنید صبح سرکار رفتید و شروع به نوشتن گزارشی برای جلسه عصر می کنید، در همین حال ایمیلی برای به‌روزرسانی آنتی‌ویروس کامپیوتر دریافت می‌کنید که ضروری است. یکی از دوستانتان هم تماس می‌گیرد تا در مورد مهمانی آخر هفته با شما صحبت کند، وسط همه این اتفاقات مدیرتان می‌آید و خیلی سریع گزارش دیگری از شما می خواهد. مغز در چه شرایطی قرار می گیرد؟ مثل یک فلش مموری در حال ذخیره تمام اطلاعات است و فشار زیادی به آن می‌آید و قدرت تفکر و تمرکزش را از دست می دهد.

پس برای مدیریت آسان کار‌ها چه باید کرد؟

در روش مدیریت آسان کار‌ها GTD کافی است یک سطل گردآوری Collection bucket برای مغزتان تعریف کنید تا علاوه بر تمرکز بر روی کارهای اصلی بتوانید به کارهای دیگرتان هم برسید. مثلا وقتی در حال نوشتن یک نامه اداری هستید و ناگهان کارهای دیگر یادتان می‌ آید آنها را به این سطل انتقال دهید. این سطل می‌تواند یک سررسید باشد یا یک ToDo لیست در موبایلتان یا حتی یک جعبه! اگر همکارتان یک فاکتور برای بررسی برایتان آورده آن را در جعبه بندازید یا هرچیزی که وسط کار اصلی یادتان می‌افتد در آن بنویسید با این کار هم فرصت بررسی و انجام کارهای اصلی را خواهید داشت و هم کارهای فرعی را فراموش نمی کنید.

هر هفته سطل گردآوری را خالی کنید

در پایان هفته حتما باید محتویات سطل گردآوری خود را پاکسازی کنید. انجام این کار بسیار ضروری است چون اگر مغز متوجه شود شما به روش GTD وفادار نیستید اعتماد خود را از دست می‌دهد و در آینده وسط کارهای اصلی کارهای فرعی را یادآوری می‌کند. چون متوجه شده شما در انجام کارها منظم نیستید و باید به شما بارها و بارها یاد آوری کند! . پس آخر هفته سطل را بررسی کنید کارهای باقی مانده را انجام دهید و کارهای غیر ضروری را پاک کنید.

اهمیت کارهای در مدیریت آسان کارها ی GTD

به مرور که با این روش کار کنید متوجه می‌شوید که کارهای سطل گردآوری را باید الویت بندی کنید .کارها زیادی هستند که اهمیت چندانی ندارند اما در حال بلعیدن وقت شما هستند آنها را حذف کنید و بر اساس الویت، کارها را انجام دهید. دسته بندی و الویت دادن به کارها به افزایش بهروری شما کمک زیادی می‌کند.

کارهای بزرگ و پروژه‌ها

برای کارها، اهداف بزرگ و پروژه ها می‌توانید سطل گردآوری مجزا تعریف کنید و پس از تقسیم آن به کارهای کوچکتر و الویت بندی شروع به فتح آن کنید.

چک لیست‌های روزانه دیگر کارایی ندارند

معمولا همه ما از ToDo لیست ها برای انجام کارهای روزانه استفاده می‌کنیم اما آلن می‌گوید که آنها دیگر کاربردی نیستند شما باید از روش لیست قدم بعد یا New Actions list استفاده کنید. در این روش شما کارهای روزانه‌تان را نوشته و به سه دسته بندی: اولویت بالا،مهم و معمولی تقسیم بندی می کنید. برای شروع در هر روز یک کار را برای قسمت اولویت بالا کاری که حتما باید انجام شود مشخص کنید، بعد ۳ کار را برای بخش کارهای مهم بنویسید که تا پایان روز باید انجام دهید و ۵ کار را به عنوان کارهای معمولی بنویسید که در صورت انجام نشدن آنها ضرری برایتان ندارد. شما باید کارهای خود را از طریق همین روش مرتب کنید و به ترتیب سراغ آنها بروید. برای آشنایی با این روش پیشنهاد می‌کنم حتما مطلب مدیریت کارهای زیاد به راحتی آب خوردن را بخوانید

لیست “کارهای منتظر Waiting for list”

مطمئنا در حین انجام کار، اتفاق هایی پیش می‌آید که ادامه کارتان را وابسته به یک عامل خارجی مانند همکارتان یا فردی که قرار است پاسخ ایمیلتان را بدهد می کند. می‌توانید آن کارها را به این لیست انتقال دهید. پس از پایان هفته و با بررسی متوجه می‌شوید که افراد وظایفشان را سر زمان انجام داده‌اند یا بدقول بودند. آنهایی که بدقولی کردند همان زمان با آنها تماس بگیرید و یادآوری کنید.

لیست “شاید یک روزی Some day list”

کارها زیادی در مدیریت آسان کار‌ها است که می‌خواهید انجام دهید اما اولویتی ندارند آنها را می‌توانید در این لیست قرار دهید تا هر زمانی که سرتان خلوت بود سراغشان بروید و از این لیست به لیست پروژها انتقالشان دهید.

در این مطلب سعی کردیم چکیده ای از کتاب به انجام رساندن کارها Getting Things Done اثر دیوید آلن و روش GTD در مدیریت آسان کار‌ها را برای شما در اولین قسمت مهراز ارائه دهیم. نظر شما چیست؟ آیا این روش در مدیریت آسان کارها و زمان موثر است؟ نظر خودتان را با ما درمیان بگذارید.